În ce situații ți se cere cazierul judiciar la angajare

Un candidat pentru un post de agent de pază și unul pentru un post de asistent administrativ într-o firmă privată primesc uneori aceeași listă de acte de la departamentul de resurse umane. Totuși, numai în primul caz o lege specială obligă la prezentarea certificatului de cazier judiciar. Diferența ține de temeiul juridic al cererii și are consecințe concrete atât pentru persoana care aplică, cât și pentru firma care solicită documentul.

Codul muncii (Legea 53/2003) nu trece cazierul judiciar printre actele necesare la încheierea contractului individual de muncă. Angajatorul îl poate cere doar atunci când un act normativ îl prevede expres pentru postul sau profesia respectivă. Faptul că un cazier judiciar online se obține în prezent gratuit nu modifică această regulă, deoarece ușurința cu care poate fi procurat documentul nu creează, de la sine, un drept al firmei de a-l pretinde oricărui candidat.

Cazierul judiciar este des confundat cu cel fiscal, deși cele două acte se eliberează de instituții diferite și au reguli diferite. Cine parcurge procedura de obținere cazier fiscal online o face, de regulă, pentru o operațiune legată de o firmă, nu pentru un dosar de angajare, așa cum se vede mai jos.

Unde trimite legea: funcții publice, sănătate, pază și gestiune

Profesiile la care cazierul este o condiție legală au în comun fie exercitarea unei autorități publice, fie răspunderea pentru persoane, bunuri sau interesele altora. Pentru fiecare dintre ele există un act normativ care poate fi indicat cu precizie, iar în sectorul public lista se lărgește: la concursurile pentru posturile contractuale din instituțiile publice, HG 1336/2022 trece certificatul de cazier judiciar printre actele dosarului, la art. 35 lit. f).

Funcția publică și profesiile juridice

Pentru ocuparea unei funcții publice, condiția privind antecedentele penale este prevăzută de Codul administrativ (OUG 57/2019), la art. 465 alin. (1) lit. h), iar cazierul judiciar face parte din dosarul de concurs. În zona juridică, obligația apare pentru consilierii juridici (Legea 514/2003, art. 9) și pentru avocați, a căror profesie este reglementată de Legea 51/1995.

Medici, medici stomatologi și farmaciști

Pentru medici, medici stomatologi și farmaciști, Legea 95/2006 condiționează exercitarea profesiei de lipsa situațiilor de nedemnitate, iar cazierul se depune la colegiul profesional, pentru obținerea certificatului de membru. Prin urmare, legea nu face din clinica privată sau din farmacia care angajează destinatarul documentului. Spitalele publice sunt în altă situație, pentru că la concursurile lor pentru posturile contractuale se aplică regula din sectorul bugetar, iar cazierul face parte din dosar.

Gestionari, agenți de pază și gărzi de corp

Persoanele angajate ca gestionari, adică cele care răspund de bunurile unei unități, intră sub incidența Legii 22/1969. Paznicii și gărzile de corp au obligația prevăzută de Legea 333/2003, care reglementează paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor. În mediul privat, acestea sunt situațiile în care angajatorul are un temei clar pentru a solicita documentul.

Cazierul fiscal, cerut la cesiuni, bănci și licitații

Cazierul fiscal nu este un act obișnuit în dosarul de angajare. Se cere mai ales în operațiuni legate de firme, cum ar fi cesiunea de părți sociale sau schimbarea administratorului, precum și de către bănci și în procedurile de licitație.

Documentul se eliberează gratuit de ANAF, fie la ghișeu, fie prin Spațiul Privat Virtual, din secțiunea Solicitări, opțiunea Eliberare documente. Varianta online sosește de obicei în câteva minute sau ore. Cazierul fiscal este valabil 30 de zile și numai pentru scopul declarat în cerere, potrivit OG 39/2015. Prin urmare, un exemplar obținut pentru o bancă nu poate fi folosit ulterior la o cesiune de părți sociale. El nu trebuie confundat nici cu certificatul de atestare fiscală, care este un document distinct și are alt regim, inclusiv în privința valabilității.

Certificatul electronic gratuit și rolul intermediarilor

Legea 3/2023 a completat art. 28 din Legea 290/2004 privind cazierul judiciar, astfel încât certificatul se eliberează gratuit și în formă electronică, la cererea persoanei interesate. Nici certificatul eliberat la ghișeu nu mai are taxă, din 2017. Pentru candidat, aceasta înseamnă că documentul cerut legal pentru un post de funcționar, paznic sau gestionar poate fi obținut fără nicio taxă plătită statului, la fel ca, pentru o firmă, cazierul fiscal de la ANAF.

Pe piață funcționează și intermediari care obțin cazierele în numele solicitantului, contra unui tarif. În acest caz se plătește intermedierea propriu-zisă: depunerea cererii, comunicarea cu instituția și, după caz, servicii suplimentare precum traducerea sau livrarea, utile mai ales celor care nu se pot deplasa la ghișeu.

Riscul de amendă GDPR pentru angajatorii fără temei legal

Informațiile despre condamnări penale fac parte dintr-o categorie de date pe care un operator le poate prelucra numai atunci când dreptul Uniunii Europene sau legislația națională permite acest lucru. Un angajator privat care solicită cazierul pentru un post de vânzător, programator sau operator de call center, fără să poată indica o lege care să i-l impună, prelucrează astfel de date fără temei și se expune sancțiunilor prevăzute de GDPR. Articolul 83 din regulament stabilește plafoane ridicate pentru amenzi, care pot ajunge, după caz, la 4% din cifra de afaceri globală a companiei.

Nici semnătura candidatului pe un formular de acord nu rezolvă problema, deoarece consimțământul nu este considerat un temei sigur pentru prelucrarea datelor despre condamnări în contextul unei angajări. O firmă care se bazează exclusiv pe acordul obținut la interviu rămâne expusă, chiar dacă persoana a predat documentul de bunăvoie.

Un candidat căruia i se cere cazierul poate întreba angajatorul ce act normativ stă la baza solicitării. Un răspuns corect indică o lege sau o hotărâre de guvern, la fel ca în cazul funcționarilor publici, al angajaților contractuali din instituțiile publice, al consilierilor juridici sau al paznicilor, în timp ce o trimitere la o politică internă ori la un regulament propriu al companiei nu oferă acoperirea legală necesară. Pentru medici, medici stomatologi și farmaciști, Legea 95/2006 nu este temeiul potrivit pentru o cerere venită de la o clinică privată sau de la o farmacie, pentru că verificarea cazierului are loc la colegiul profesional, înainte de eliberarea certificatului de membru, iar acesta este documentul pe care candidatul îl poate prezenta angajatorului.