Achizițiile publice reprezintă unul dintre cele mai complexe și reglementate domenii din activitatea oricărei instituții publice din România. Fie că vorbim despre o primărie de comună, un consiliu județean, un spital, o universitate sau o instituție centrală, obligațiile legale sunt aceleași, iar riscurile de neconformitate pot genera consecințe severe: anularea procedurilor, corecții financiare, răspundere disciplinară sau chiar penală.

În acest context, externalizarea activităților de achiziții publice către o firmă specializată în consultanță SEAP nu este un moft sau un lux. Este o decizie strategică, pragmatică și, în multe situații, singura modalitate prin care o autoritate contractantă poate gestiona eficient volumul și complexitatea procedurilor, fără a compromite legalitatea sau calitatea actului administrativ.

Prezentul ghid analizează în ce constă această colaborare, ce fundament juridic o susține și care sunt beneficiile concrete pentru instituția publică.

Cadrul legal: ce spune Legea 98/2016

Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice transpune în dreptul intern Directiva 2014/24/UE și constituie cadrul normativ principal pentru toate procedurile de achiziție organizate de autoritățile contractante din România.

Potrivit art. 2 alin. (2) din Legea 98/2016, principiile fundamentale care guvernează achizițiile publice sunt: nediscriminarea, tratamentul egal, recunoașterea reciprocă, transparența, proporționalitatea și asumarea răspunderii. Respectarea acestor principii nu este opțională. Fiecare decizie, fiecare document, fiecare termen trebuie să reflecte conformitatea cu aceste exigențe.

Art. 1 din aceeași lege stabilește că actul normativ reglementează modul de realizare a achizițiilor publice, procedurile de atribuire, instrumentele și tehnicile specifice, precum și aspecte legate de executarea contractelor. Complexitatea materiei este evidentă chiar din structura legii: peste 240 de articole, completate de norme metodologice detaliate și de legislația secundară.

Posibilitatea legală de externalizare

Legea 98/2016 recunoaște explicit posibilitatea autorităților contractante de a apela la servicii externe pentru activitățile de achiziție. Art. 43 alin. (3) prevede că atribuirea contractelor de achiziții publice de servicii privind furnizarea de activități de achiziție auxiliare se realizează prin aplicarea procedurilor reglementate de lege.

Mai mult, art. 139 din Legea 98/2016 permite autorității contractante să organizeze consultări ale pieței și să invite experți independenți în cadrul pregătirii achiziției. Această prevedere legitimează practic colaborarea cu un expert achiziții publice sau cu o firmă de consultanță SEAP încă din faza de fundamentare a necesității și de elaborare a documentației.

De asemenea, art. 234^1 din lege, introdus ulterior, prevede că în perioada derulării proceselor de achiziții pentru proiecte de infrastructură finanțate din fonduri europene, autoritățile contractante pot angaja experți pe perioadă determinată. Acești experți trebuie să dețină calificare de experți în achiziții publice sau să aibă experiență relevantă în domeniul obiectului achiziției.

De ce externalizarea devine necesară

Volumul și complexitatea legislației

Cadrul normativ al achizițiilor publice nu se limitează la Legea 98/2016. Autoritatea contractantă trebuie să cunoască și să aplice corect HG nr. 395/2016 (normele metodologice), legislația privind concesiunile și achizițiile sectoriale, reglementările ANAP, instrucțiunile din sistemul SEAP, precum și jurisprudența CNSC și a instanțelor de judecată.

Pentru un funcționar public care gestionează și alte atribuții, a rămâne permanent actualizat cu toate aceste modificări legislative reprezintă o provocare majoră. Un expert licitații extern, specializat exclusiv pe acest domeniu, are capacitatea de a menține acest nivel de actualizare și de a aplica corect prevederile în vigoare.

Riscurile juridice și financiare

Erorile în procedurile de achiziție publică nu sunt simple nereguli administrative. Ele pot conduce la anularea procedurii de către CNSC sau instanță, la aplicarea de corecții financiare în cazul fondurilor europene (uneori de 25% sau chiar 100% din valoarea contractului), la imposibilitatea de a finaliza investiții critice și la răspunderea personală a persoanelor cu funcții de decizie.

Art. 3 lit. ll) din Legea 98/2016 definește persoanele cu funcții de decizie ca fiind conducătorul autorității contractante, membrii organelor decizionale ce au legătură cu procedura de atribuire, precum și orice alte persoane din cadrul autorității contractante ce pot influența conținutul documentelor achiziției și desfășurarea procedurii. Responsabilitatea acestora este directă și personală.

Colaborarea cu un consultant achiziții publice reduce semnificativ aceste riscuri. Expertul extern aduce o perspectivă obiectivă, experiență din multiple proceduri și capacitatea de a identifica și preveni erori înainte ca acestea să producă efecte.

Lipsa resurselor umane specializate

Multe instituții publice, în special cele de dimensiuni mici și medii, nu dispun de personal dedicat exclusiv achizițiilor publice. Atribuțiile sunt adesea cumulate, iar formarea profesională în domeniu rămâne limitată. Fluctuația de personal agravează problema: plecarea unui angajat cu experiență poate lăsa instituția vulnerabilă în fața unor proceduri complexe.

Un parteneriat cu un consultant SEAP oferă continuitate și expertiză constantă, indiferent de schimbările organizatorice interne.

Beneficiile concrete ale externalizării

Conformitate legală asigurată

Principalul avantaj al colaborării cu un expert achiziții publice este asigurarea conformității cu cerințele legale. Consultantul verifică toate documentele, de la referatul de necesitate și caietul de sarcini până la raportul procedurii și contractul final. Această verificare sistematică reduce drastic probabilitatea de contestații și de constatări negative din partea organelor de control.

Eficiența operațională

Timpul este o resursă critică în achizițiile publice. Termenele legale sunt stricte, iar întârzierile pot bloca proiecte esențiale. Un consultant specializat cunoaște fluxurile de lucru, știe cum să optimizeze calendarul procedurii și poate gestiona simultan mai multe proceduri fără a compromite calitatea.

Pentru instituția publică, acest lucru înseamnă că personalul propriu poate fi realocat către alte activități, iar procedurile de achiziție avansează fără blocaje.

Expertiză în utilizarea SEAP

Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP), definit la art. 3 lit. nn) din Legea 98/2016 ca sistemul informatic de utilitate publică utilizat pentru aplicarea procedurilor de atribuire prin mijloace electronice, este obligatoriu pentru majoritatea procedurilor. Interfața sistemului, actualizările frecvente și cerințele tehnice specifice necesită o înțelegere aprofundată.

Un expert licitații care operează zilnic în SEAP cunoaște particularitățile sistemului, eventualele limitări tehnice și modalitățile corecte de încărcare a documentelor. Aceasta previne erori tehnice care pot invalida o procedură.

Suport în gestionarea contestațiilor

Contestațiile reprezintă o realitate frecventă în achizițiile publice. Operatorii economici nemulțumiți pot ataca procedura la CNSC sau în instanță. Gestionarea acestor contestații necesită argumente juridice solide, cunoașterea jurisprudenței și capacitatea de a formula puncte de vedere bine fundamentate.

O firmă de consultanță SEAP poate oferi suport în redactarea răspunsurilor la contestații, în pregătirea dosarului pentru CNSC și în colaborarea cu consilierii juridici ai instituției.

Transfer de cunoștințe

Colaborarea cu un consultant extern nu înseamnă excluderea personalului propriu din proces. Dimpotrivă, o relație de consultanță bine structurată include și o componentă de transfer de cunoștințe. Funcționarii publici implicați în achiziții învață din interacțiunea cu expertul, își consolidează competențele și devin mai autonomi în gestionarea procedurilor simple.

Cum funcționează colaborarea în practică

Serviciile de consultanță achiziții publice pot acoperi întreg ciclul de viață al unei proceduri sau doar anumite etape, în funcție de nevoile autorității contractante.

În faza de planificare, consultantul poate asista la elaborarea programului anual al achizițiilor publice, la estimarea valorilor și la alegerea procedurii adecvate. Art. 7 din Legea 98/2016 stabilește pragurile valorice care determină tipul de procedură aplicabilă, iar încadrarea corectă este esențială pentru legalitatea întregului proces.

În faza de pregătire, expertul poate elabora sau verifica documentația de atribuire: strategia de contractare, caietul de sarcini, criteriile de calificare și selecție, criteriul de atribuire și factorii de evaluare, modelul de contract. Fiecare dintre aceste elemente trebuie să respecte cerințe legale specifice și să fie corelate între ele.

În faza de desfășurare a procedurii, consultantul poate oferi suport în publicarea anunțurilor în SEAP, în gestionarea solicitărilor de clarificări, în evaluarea ofertelor și în întocmirea raportului procedurii. Art. 49 din Legea 98/2016 prevede obligația autorităților contractante de a acorda operatorilor economici un tratament egal și nediscriminatoriu și de a acționa într-o manieră transparentă și proporțională. Respectarea acestei obligații necesită o abordare metodică și documentată.

După atribuire, consultantul poate asista la încheierea contractului și, dacă este cazul, la gestionarea modificărilor contractuale, cu respectarea condițiilor stricte prevăzute de lege.

Când este externalizarea indicată

Externalizarea nu este necesară pentru toate procedurile. Achizițiile directe simple, de valoare mică, pot fi gestionate intern fără dificultăți majore. Însă în anumite situații, apelul la un expert achiziții publice devine practic indispensabil.

Procedurile complexe, cum ar fi licitațiile deschise pentru lucrări de infrastructură, achizițiile de echipamente medicale sau sistemele informatice integrate, necesită o expertiză tehnică și juridică pe care puține instituții o au în interior. Riscurile financiare mari justifică investiția în consultanță.

Proiectele finanțate din fonduri europene au cerințe suplimentare de conformitate. Autoritățile de management aplică verificări riguroase, iar neregulile în achiziții sunt una dintre principalele cauze de corecții financiare. Un consultant specializat cunoaște aceste cerințe și poate preveni neconformitățile.

Instituțiile cu personal redus sau fără expertiză internă în domeniu beneficiază cel mai mult de externalizare. Este mai eficient să contractezi servicii de consultanță SEAP decât să expui instituția la riscuri de neconformitate din cauza lipsei de cunoștințe.

În perioadele de vârf, când mai multe proceduri trebuie derulate simultan, externalizarea oferă flexibilitate. Consultantul poate prelua o parte din sarcini, permițând personalului intern să se concentreze pe procedurile prioritare.

Concluzii

Externalizarea activităților de achiziții publice către o firmă specializată în consultanță SEAP nu reprezintă o cedare a responsabilităților, ci o modalitate inteligentă de gestionare a riscurilor și de asigurare a conformității. Legea 98/2016 recunoaște și legitimează această colaborare, iar practica demonstrează că instituțiile care apelează la experți în domeniu au proceduri mai puțin contestate și mai puține probleme cu organele de control.

Pentru funcționarul public responsabil de achiziții, colaborarea cu un expert licitații înseamnă sprijin profesional, reducerea stresului asociat termenelor și cerințelor legale și posibilitatea de a învăța din experiența consultantului. Pentru conducătorul instituției, înseamnă asigurarea că achizițiile se derulează legal, eficient și în interesul public.

Într-un domeniu unde greșelile au consecințe grave și unde legislația se schimbă frecvent, expertiza externă nu este un cost, ci o investiție în siguranță instituțională.

Sursa imagine: infomedpro.ro