Orice companie se confruntă de-a lungul activității sale cu o multitudine de documente, iar cele mai multe dintre acestea necesită o arhivare corectă, astfel încât accesul să poată fi permis la nevoie. Arhivarea însă poate fi făcută în prezent în moduri diferite, fiecare dintre acestea aducând anumite beneficii companiilor. Află tot ce trebuie să știi despre serviciile de arhivare și despre detaliile care le diferențiază, dar și aspecte care țin de beneficiile pe care acestea le pot aduce firmei tale.
Arhivarea electronică - o soluție eficientă pentru gestionarea corectă a documentelor
Una dintre soluțiile eficiente și moderne de arhivare este arhivarea electronică a documentelor. O arhiva electronica îți permite un control mai bun în ceea ce privește documentele și asigură accesarea acestora destul de rapid, deoarece modul de organizare permite sortarea corectă a actelor. În plus, documentele arhivate electronic pot fi accesate de pe orice dispozitiv, iar accesul este securizat, ceea ce înseamnă că doar persoanele cu acces la acestea, din compania ta, vor avea posibilitatea de a le accesa.
Dacă vorbim despre arhivare documente într-o arhivă electronică legală, este important să știi că acest lucru implică necesitatea de a deține o semnătură electronică. Documentele pe care le arhivezi electronic pot fi folosite în instanță, ca mijloc probator pentru anumite spețe, ceea ce înseamnă că te bucuri de avantajul de a găsi în timp util acele acte de care ai nevoie, conform termenului de stocare.
Arhivarea electronică este utilă și datorită faptului că în cazul unui audit sau în situația unui control, tu vei avea la îndemână documentele necesare, fără a fi nevoie să pierzi foarte mult timp pentru a căuta sau sorta documentele. Acestea sunt deja sortate și indexate în arhiva electronică, lucru care presupune un control mai eficient asupra acestora și asupra termenelor lor de păstrare.
Depozitarea fizică a documentelor - pentru modul tradițional de acces la actele firmei tale
Dacă ești în căutarea unui serviciu potrivit de arhivare a documentelor companiei tale, atunci poți lua în calcul varianta securizării acestora în arhive fizice. Atenție însă, chiar și în acest caz este necesar să ai în vedere asigurarea condițiilor de siguranță (foc, umiditate, inundații), pentru a proteja aceste documente cu valoare legală și juridică însemnată. Poți opta pentru firme care oferă servicii de depozitare documente în spații proprii, având posibilitatea de a le solicita la nevoie în baza unei cereri prealabile.
Retrodigitizarea documentelor - pentru eficiență și economie de spațiu
O soluție eficientă de păstrare a documentelor importante pentru compania ta este retrodigitizarea, proces care presupune scanarea documentelor și organizarea acestora în funcție de termenele de păstrare și tipul actelor. Trecerea din analogic în digital este utilă deoarece te ajută să eliberezi spațiul și să ai un control mai bun asupra documentelor, facilitând astfel procesul de utilizare a documentelor atunci când acestea sunt necesare.
Înainte de a alege serviciul de arhivare potrivit pentru compania ta, ar trebui să apelezi la consultanță specializată, pentru a descoperi avantajele arhivării fizice, dar și beneficiile soluțiilor moderne de arhivare, bazate pe metadate și stocare în cloud. În acest fel vei ști să iei decizia corectă pentru compania ta, eficientizând procesele și economisind timp și bani.
Sursa foto: unsplash.com
Ştiri video recomandate
