In momentul in care se apeleaza la un reciclator, documentele sunt mai intai lasate sa astepte o perioada in cutii mari, la indemana oricarui cetatean care intra intr-un centru de reciclare pentru a lasa 5 kg de ziare. Trecand prin mainile a zeci de muncitori, documentele sunt mai apoi sortate pe categorii de hartie pentru a fi presate dupa si trimise fie la topitorii, fie vandute la intermediari din alte tari, unde obtin preturi mai mari decat in tara.
Inventariind riscurile de imagine si furt la care companii importante de pe piata romaneasca se expun in egala masura in care isi expun si clientii, apare intrebarea fireasca daca acestea sunt cu adevarat constiente de problemele pe care ar putea sa le intampine lasandu-si documentele confidentiale ale firmei la voia intamplarii.
Multe companii nu constientizeaza ca o parte din datelele predate catre recilclatori pot fi pierdute pe timpul transportului, cazand pur si simplu pe stradam sau pot deasemenea fi expuse persoanelor neautorizate si ajunge in mainile concurentilor, a presei sau autoritatilor de protectie a datelor personale. Documente importante ale companiei, precum acte financiar-contabile si de personal, baze de date si clienti, raportari, contracte comerciale, strategii pe urmatorii ani etc. pot fi astfel publicate, denigrand credibilitatea si imaginea companiei, falsificate si de ce nu, se pot transforma in obiecte de santaj la adresa companiei pentru a se evita publicarea lor.
Acelasi lucru ni-l confirma si Ana Toltis, director REISSWOLF Romania (reprezentanta nationala a REISSWOLF International, cea mai mare companie europeana de distrugere securizata de date confidentiale): ?Multe companii romanesti sunt de parere ca incredintandu-si documentele care ies din uzul lor zilnic catre programe sau companii specializate care fac reciclare, actioneaza civic si in acelasi timp scapa de aceste documente fara consecinte sau riscuri asociate. Angajatii REISSWOLF incearca sa explice managerilor acestor companii la ce riscuri isi expun afacerea predand catre reciclatori documente ce in mod normal contin date confidentiale. Si nu vorbim doar de furt de informatii, ci mai ales de imaginea in fata clientilor lor.
Cum s-ar simti cetatenii daca ar afla ca banca lor preda catre centre de reciclare, fara a distruge in prealabil foile lor de depuneri lunare sau extrasele lor de cont ce contin date personale, care intrate in posesia raufacatorilor se pot consitui in falsuri? Credeti sau nu, aceste cazuri sunt aproape o normalitate pentru tara noastra si de multe ori companiile nu stiu ca aceste lucruri se intampla astfel. De aceea companiile care ofera servicii de distrugere securizata, precum REISSWOLF (www.reisswolf-romania.ro), ofera clientilor fluxuri si reguli de securitate controlate de la sediul clientului pana in fabrica de distrugere specializata.?
Cum pot fi evitate toate acestea?
O solutie ar fi apelarea la serviciile companiilor specializate in distrugerea in siguranta a documentelor confidentiale, asigurandu-va astfel ca nicio informatie importanta despre compania dvs. sau clientii dvs. nu pot fi desconspirate. Serviciul de distrugere securizata de documente inseamna in primul rand un flux controlat de rotatie al documentelor. Procesul de distrugere este complet asistat inca de la stocarea acestora, pe toata durata transportului si efectiv la distrugerea lor.
Alta solutie ar fi distrugerea tuturor documentelor consumate in birouri cu distrugatoarele de birou, ce au nivelul de securitate minim 3. De asemenea, implementarea unor fluxuri controlate ale documentelor, pot evita scurgerile de informatii sau furturi dintr-o companie.
Distrugerea, o necesitate sau nu?
Un factor important care a dus la cresterea necesitatii aparitiei unor astfel de servicii in Romania il reprezinta prevederile legale din ce in ce mai dure in legatura cu protectia datelor cu caracter personal: (Legea nr. 677/2001 cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestora si OUG nr. 99/2006 cu privire la institutiile de credit si adecvarea capitalului).
Nevoia companiilor de a gasi un inlocuitor la distrugatoarele de birou care sa asigure o distrugere rapida (volume oricat de mari care sa nu mai necesite scoaterea capselor si dosarelor sau chiar a bibliorafturilor), siguranta 100% si costuri mai bune.
Mutarea riscurilor de la angajatii proprii la un specialist in manipularea, transportarea si distrugerea datelor si documentelor confidentiale, aceste companii specializate de distrugere avand de cele mai multe ori asigurari care le acopera posibilele daune si evenimente.
Nevoia de economisire a resurselor, un serviciu specializat de distrugere fiind cu pana la 40% mai eficient decat distrugerea facuta in interiorul companiei cu resurse proprii.
Garantia distrugerii (dupa fiecare operatie de distrugere se elibereaza certificate de distrugere care atesta si garanteaza securitatea serviciilor prestate, acoperind raspunderea companiilor in fata autotitatilor de mediu, care controleaza ca distrugerea datelor personale ale clientilor s-a facut sigur si ecologic).
Ca o consecinta a acestor descoperiri, recomandam companiilor sa investigheze ce se intampla cu documentele confidentiale care au iesit din fluxul normal de lucru, dar care contin cu siguranta date personale. Deciziile corecte luate astazi pot salva maine renumele companiilor si clientii lor.
