Întotdeauna va exista loc de îmbunătățiri într-un spațiu de birou, așa că, dacă simți că ai nevoie de mai multă ordine, sfaturile de mai jos îți vor fi de mare ajutor!
Înlocuiește mobilierul de birou cu unul eficient
Una dintre cauzele care influențează ordinea și modul de organizare al unui spațiu de birou este mobilierul. Dacă mobila de birou nu a fost aleasă corect din start, va fi dificil să menții ordinea. Optează pentru un mobilier modular și pentru mese de birou care pot fi mutate oricând, în funcție de nevoile angajaților și de modul de lucru. Dacă trebuie să formezi o echipă de lucru, îți va fi mult mai ușor să muți mobilierul modular decât clasicele mese care pe lângă faptul că nu sunt practice, mai ocupă și mult loc.
Cel mai bine ar fi să optezi pentru un mobilier făcut la comandă, care să se potrivească perfect în spațiul disponibil. Sau să iei legătura cu o firmă care se ocupă cu realizarea mobilierului de birou, cum ar fi Fibră Lemn, pentru a vedea ce soluții eficiente ai atunci când vine vorba de amenajare.
Construiește un sistem eficient de organizare
Dacă prin biroul tău trec multe documente ce necesită arhivare, poți opta pentru niște dulapuri în care să ții în ordine toate actele. Rafturile, etajerele, mobilierul cu sertare sunt alte elemente ce ar trebui să se regăsească într-un birou office care se dorește a fi ordonat. Nu te opri aici, ci continuă acest proces până la cele mai mici detalii – suporturile pentru pixuri, tăvițele pentru documente, organizatoarele pentru sertare, toate vor ajuta la păstrarea lucrurilor în ordine.
Instruiește angajații să își mențină spațiile de lucru curate
Degeaba construiești cele mai bune sisteme de organizare dacă angajații nu vor menține ordinea. Așa că, încurajează-i să facă asta și cel mai important, fii un exemplu pentru ei. Aruncă hârtiile sau obiectele care nu mai sunt necesare și lasă lucrurile la locul lor în fiecare zi, înainte de plecare. Evită să păstrezi lucrurile care nu îți sunt utile. Probabil că ai văzut deja cum stă treaba – este suficient să lași o singură hârtie pe birou și peste câteva ore va fi un teanc mare de hârtii care îți dă o stare de anxietate.
Dacă nu observi inițiativă din partea angajaților tăi în această direcție, stabilește un program de curățenie într-o zi a săptămânii. Și aici nu ne referim la curățarea podelelor sau a geamurilor, ci mai degrabă la ordonarea tuturor actelor și a suprafeței de lucru. Ca să îi stimulezi, programează o oră în timpul unei zile obișnuite de lucru pentru organizare și permite-le să plece mai devreme dacă au lăsat totul în perfectă ordine. Cu timpul, vei vedea că acest obicei le va intra în rutină și biroul va deveni un spațiu din ce în ce mai productiv.
În concluzie, menținerea ordinii la birou nu este un lucru imposibil de făcut, însă nici nu te poți aștepta ca dintr-o dată angajații tăi să devină cei mai ordonați oameni din lume. Ce poți face în schimb este să le oferi instrumentele necesare pentru a fi mai organizați – poți să pornești de la mobilierul de birou, dulapuri, sertare și rafturi.
