Atunci când modifici obiectul de activitate al firmei, se schimbă și informațiile înregistrate la Registrul Comerțului. Poți adăuga coduri CAEN, poți renunța la anumite activități, poți schimba activitatea principală sau poți autoriza activități noi.
După înregistrarea acestor modificări, un certificat constatator emis anterior va prezenta în continuare situația firmei de la data la care a fost eliberat.
Dacă ai nevoie să dovedești activitățile actuale ale firmei, este indicat să soliciți un document nou. Un certificat constatator online emis după înregistrarea modificărilor va conține datele existente în acel moment în Registrul Comerțului. Astfel, poți prezenta băncilor, instituțiilor publice, partenerilor sau autorităților un document care corespunde situației actuale a societății.
Ce modificări ale obiectului de activitate justifică obținerea unui certificat nou?
Obiectul de activitate al unei firme cuprinde activitatea principală și activitățile secundare înscrise pentru societate. În practică, este important și unde sunt autorizate aceste activități, deoarece firma le poate desfășura la sediul social, la sedii secundare sau la terți, în funcție de situație.
Pe parcursul activității unei firme pot apărea numeroase schimbări. Societatea poate începe să ofere servicii noi, poate intra pe o altă piață sau poate renunța la activități pe care nu le mai desfășoară. Aceste schimbări trebuie înregistrate corespunzător la Registrul Comerțului.
Este util să soliciți un certificat actualizat după modificări precum:
-
adăugarea unuia sau mai multor coduri CAEN;
-
eliminarea unor coduri CAEN;
-
schimbarea activității principale;
-
autorizarea unei activități la sediul social;
-
autorizarea activității la un punct de lucru;
-
autorizarea activităților desfășurate la terți;
-
actualizarea obiectului de activitate conform clasificării CAEN în vigoare.
După înregistrarea modificării, un nou certificat constatator online îți permite să vezi informațiile actualizate și să le folosești atunci când trebuie să dovedești oficial ce activități poate desfășura firma.
Un aspect important este diferența dintre activitățile înscrise în obiectul de activitate și cele autorizate pentru desfășurare. O firmă poate avea mai multe coduri CAEN în obiectul său de activitate, iar certificatul constatator oferă informații relevante despre activitățile autorizate și locurile în care acestea pot fi desfășurate.
De exemplu, dacă adaugi un cod CAEN și autorizezi activitatea respectivă la un punct de lucru, această schimbare trebuie să apară în informațiile actuale ale societății. Atunci când un client, o bancă sau o instituție dorește să verifice activitatea respectivă, un certificat emis după efectuarea modificării este documentul potrivit.
Ce se întâmplă cu certificatul constatator obținut înainte de modificare?
Certificatul constatator prezintă datele înregistrate despre firmă la momentul emiterii. Dacă societatea trece ulterior printr-o modificare, documentul pe care îl ai deja rămâne legat de situația existentă la data eliberării sale.
De exemplu, ai obținut un certificat în luna martie, iar în luna iunie ai adăugat două coduri CAEN și ai autorizat o activitate nouă. Certificatul emis în martie prezintă informațiile disponibile atunci. Pentru situația firmei după modificările din iunie, vei avea nevoie de un certificat emis ulterior.
Un document actualizat este solicitat frecvent în relația cu:
-
băncile și instituțiile financiare;
-
autoritățile și instituțiile publice;
-
organizatorii procedurilor de achiziție;
-
partenerii comerciali;
-
instituțiile care gestionează programe de finanțare;
-
autoritățile care eliberează anumite avize sau autorizații.
În unele proceduri contează și data emiterii certificatului. O instituție poate solicita un document recent, chiar dacă datele firmei au rămas aceleași. Din acest motiv, merită să verifici cerințele dosarului înainte de a folosi certificatul pe care îl ai deja.
Un nou certificat constatator online poate fi util și imediat după finalizarea unei modificări la Registrul Comerțului. Îl poți folosi pentru a verifica modul în care apar activitatea principală, codurile CAEN, sediile și activitățile autorizate.
Contează însă momentul în care faci solicitarea. Cel mai bine este să comanzi certificatul după ce modificarea a fost înregistrată efectiv în Registrul Comerțului. În acest fel, documentul va fi emis pe baza noilor informații.
Ce informații trebuie să verifici după modificarea obiectului de activitate?
După ce primești noul certificat, începe verificarea cu activitățile firmei. Uită-te la codul CAEN principal și la activitățile care te interesează pentru contracte, autorizări sau alte proceduri. Dacă modificarea privește un punct de lucru, verifică și informațiile asociate acelui sediu.
Certificatul constatator conține și alte date relevante despre societate. În funcție de informațiile înregistrate, documentul poate prezenta denumirea firmei, CUI-ul, numărul de ordine din Registrul Comerțului, sediul social, administratorii, asociații, activitățile și sediile secundare.
Practic, certificatul îți oferă o imagine oficială a situației firmei la data emiterii. Tocmai de aceea este folosit atunci când o altă parte trebuie să verifice cine reprezintă societatea, unde are sediul și ce activități sunt înregistrate sau autorizate.
Pentru situațiile în care documentul este necesar rapid, acesta poate fi solicitat printr-un serviciu de certificat constatator online. Comanda se poate face folosind datele firmei, în special CUI-ul, împreună cu informațiile necesare pentru contact și facturare.
Documentul emis electronic de ONRC este semnat electronic și poate fi livrat în format PDF. Fișierul poate fi păstrat în arhiva firmei și transmis rapid către banca, instituția sau partenerul care îl solicită.
Este bine să verifici întotdeauna data certificatului în raport cu ultimele modificări făcute firmei. Dacă între timp ai schimbat din nou obiectul de activitate, sediul, administratorii sau alte informații importante, un document emis după ultima actualizare îți oferă situația relevantă pentru momentul respectiv.
După modificarea obiectului de activitate, așteaptă înregistrarea schimbărilor la Registrul Comerțului și solicită un nou certificat constatator online atunci când trebuie să dovedești situația actuală a firmei. Astfel, vei avea la îndemână un document oficial cu informațiile actualizate, pregătit pentru procedurile administrative și comerciale în care este necesar.
