Pentru ca toate încasările să fie confirmate imediat și livrările să se desfășoare rapid și eficient, furnizorii sau firmele care prestează servicii logistice au nevoie de aplicații software specializate. Una dintre aceste soluții inovative este POD - Proof of Delivery. Iată cum funcționează un sistem POD și ce beneficii aduce atât clienților, cât și firmelor de curierat.
Ce înseamnă POD - Proof of Delivery
Sistemele Proof of Delivery sunt proiectate pentru companiile care prestează servicii de transport și curierat și au nevoie să urmărească livrările în curs sau să verifice date legate de cele efectuate deja. Aceste aplicații reprezintă instrumente esențiale pentru colectarea și transmiterea datelor de pe teren, precum și optimizarea operațiunilor pe care astfel de firme le derulează. De exemplu, o soluție de tip POD de la Axes Software asigură o acuratețe de peste 99% la înregistrarea informațiilor despre livrări.
Prin aplicațiile POD trebuie să se exercite un control strict al livrării comenzilor – de la plecarea din depozite până la descărcarea mărfurilor în toate locațiile de pe traseu. De aceea, sistemele de acest fel cuprind diferite module specializate pentru optimizarea activităților cuprinse în procesul de preluare, transport, livrare și confirmare a predării bunurilor comandate de clienți și a contravalorii acestora, dacă este cazul.
În acest fel, pe baza soluțiilor POD, se obține și se stochează dovada livrării mărfurilor și coletelor, se reduce marja de eroare la estimarea timpilor de livrare, se pot colecta în timp real date de pe teren și genera task-uri pentru transporturi.
Ce beneficii oferă un sistem POD
Pentru a oferi beneficii maxime, un sistem POD trebuie să ofere utilizatorilor o interfață intuitivă, flexibilitate în configurare și utilizare, integrabilitate și posibilitate de măsurare a indicatorilor-cheie de performanță (KPI) în condiții de lucru mixt (atât online, cât și offline).
Primul și principalul beneficiu este automatizarea completă a proceselor prin care sunt confirmate livrările. Acest lucru se poate obține simplu și eficient, fără să fie necesară instalarea soluției software pe terminalele mobile ale șoferilor.
Aplicațiile POD sunt extrem de eficiente dacă sunt sau pot fi configurate pe orice flux de lucru. În plus, trebuie să fie și ușor de utilizat astfel încât instruirea suplimentară a angajaților ce urmează să le folosească să nu fie necesară.
Aceste soluții trebuie să fie programe informatice mobile friendly, care nu necesită configurații speciale pentru smartphone-uri sau alte tipuri de terminale mobile instalate pe autovehiculele utilizate pentru transportul și livrarea coletelor sau a diferitelor mărfuri.
Sistemele POD trebuie să fie perfect adaptate la toate etapele pe care le presupune procesul de livrare, inclusiv monitorizarea activităților de preluare marfă de la furnizor sau emiterea de chitanțe și facturi pe teren.
Accesul celor două tipuri de utilizatori ai aplicației la informațiile relevante (administrator/managerii și șoferii) joacă un rol important pentru fiecare rol în parte. Administratorii au nevoie de acces la lista completă a comenzilor de transport pentru a putea urmări în timp real efectuarea livrărilor, pe când șoferii trebuie să acceseze numai informațiile și task-urile necesare pentru îndeplinirea livrărilor alocate lor.
Ușurarea muncii celor aflați pe teren conduce la scurtarea timpilor de livrare și la eliminarea erorilor. Acest lucru se poate realiza dacă, printre altele, în timpul transportului, șoferii vizualizează datele cursei (detalii despre clienți, traseu și locații, fotografii ale punctelor de destinație pentru a le identifica mai repede) și confirmă efectuarea operațiunilor din procesul de livrare (pauze pe traseu, ajungere la fiecare destinație, predarea mărfurilor, încasarea sumelor ramburs, înregistrarea anulării comenzii unui client).
Utilitatea sistemelor POD nu poate fi contestată. Utilizarea lor înseamnă economie de timp și de efort, trasabilitatea livrării mărfurilor, monitorizarea în timp real a livrărilor și simplificarea atât a muncii managerilor, cât și a șoferilor care comunică eficient de pe teren cu cei de la sediul firmei și sunt ghidați fără greșeală, pas cu pas, pe tot parcursul livrărilor.
