Un stoc dezorganizat nu începe neapărat cu rafturi aglomerate, cutii așezate la întâmplare sau produse pe care nu le mai găsești. De cele mai multe ori, primești marfă într-o zi aglomerată, amâni înregistrarea câtorva articole, notezi temporar niște cantități pe o foaie și îți spui că vei actualiza situația mai târziu. Între timp, vin alte comenzi, se fac retururi, se mută produse dintr-un spațiu în altul, iar diferența dintre stocul din sistem și cel real începe să crească.
Atunci când lucrezi fără un sistem de identificare, fiecare produs depinde de interpretarea ta sau a angajaților tăi. O persoană poate introduce în sistem ”tricou albastru, mărimea M”, alta poate scrie ”tricou bleumarin M”, iar alta poate folosi o prescurtare - chiar dacă toate cele trei denumiri se referă la același articol, în baza de date vor apărea ca produse diferite.
Codul de bare elimină o mare parte din această ambiguitate - fiecărui produs, variații sau locații îi atribui un identificator clar, iar când scanezi eticheta sistemul recunoaște imediat articolul asociat.
Această metodă reduce timpul consumat pentru recepția mărfii, pregătirea comenzilor, inventariere și transferuri între locații. În plus, îți permite să delegi mai ușor activitățile deoarece un angajat nou nu trebuie să cunoască din prima zi toate produsele, ci doar va scana codul, vedea instrucțiunile din sistem și confirma operațiunea fără să ghicească ce articol are în față.
Ce să pregătești înainte să tipărești primele etichete?
Entuziasmul de a implementa noul sistem te va determina să cumperi rapid o imprimantă de etichete și să începi să lipești coduri pe produse. Dar partea cea mai importantă nu este tipărirea, ci structura informațiilor din spatele etichetelor.
Creează o listă unică a produselor
Începe prin a centraliza toate articolele într-un singur fișier sau într-un software de gestiune stocuri - fiecare produs trebuie să aibă o denumire consecventă, un cod intern și, acolo unde este cazul, informații despre categorie, furnizor, preț, unitate de măsură și locație.
Dacă vinzi produse cu variații tratează fiecare variație ca articol distinct (această separare te ajută să vezi ce variantă se vinde, ce variantă rămâne în stoc și ce trebuie reaprovizionat). Poți construi codurile interne după o logică ușor de urmărit: ”TRI-ALG-M-001” poate indica un tricou albastru, mărimea M, modelul 001 (dar nu transforma codul într-o descriere excesiv de lungă; rolul principal este să fie unic, iar informațiile complete rămân în sistem).
Verifică și produsele duplicate; dacă ai introdus același articol de două ori sub denumiri diferite unește înregistrările înainte de etichetare. Altfel, riști să împarți stocul aceluiași produs între două coduri și să obții rapoarte incorecte.
Stabilește ce vrei să urmărești
Nu toate afacerile au nevoie de aceleași informații. Dacă vinzi produse alimentare poți avea nevoie de lot și termen de valabilitate; dacă administrezi un atelier te va interesa seria unei piese sau proiectul pentru care a fost alocată; dacă vinzi îmbrăcăminte vei urmări modelul, culoarea și mărimea. Dacă gestionezi consumabile poate fi suficient să cunoști cantitatea și locația.
Definește aceste câmpuri înainte de a genera codurile de bare. Eticheta nu trebuie să afișeze toate datele, dar scanarea ei trebuie să conducă spre o înregistrare completă.
Este util să separi informațiile permanente de cele variabile. Codul produsului și denumirea sunt, de regulă, permanente. Prețul, cantitatea și locația se pot modifica. Din acest motiv, nu este întotdeauna recomandat să tipărești prețul direct pe eticheta de inventar, mai ales dacă acesta se schimbă frecvent.
Cum alegi tipul de cod de bare?
Pentru organizarea internă a unui depozit poți utiliza coduri generate de propriul sistem de gestiune, iar pentru produsele care intră în rețele comerciale sau sunt vândute prin anumiți distribuitori poate fi necesar să folosești identificatori conform standardelor GS1.
Codurile EAN și UPC întâlnite frecvent pe produsele comerciale fac parte din acest ecosistem. Dacă produsele tale au deja coduri de bare de la producător le poți înregistra în software și poți scana fără să aplici o etichetă nouă, cu condiția ca fiecare cod să identifice corect articolul.
Pentru uz intern, Code 128 este o opțiune frecvent întâlnită deoarece poate reprezenta atât cifre, cât și litere și permite codificarea unor identificatori compacți. Codurile QR pot stoca mai multe informații și pot fi citite ușor cu telefoane, dar nu sunt întotdeauna necesare pentru operațiuni simple de inventar.
Înainte să tipărești sute de exemplare, generează câteva mostre și testează-le. Scanează-le din mai multe unghiuri, verifică dacă sunt citite rapid și observă dacă textul rămâne clar. Un cod de bare prea mic, deformat sau tipărit la o rezoluție slabă poate crea întârzieri exact în momentul în care ai nevoie de viteză.
Cum alegi etichetele și imprimanta potrivită?
Eticheta potrivită depinde de suprafața pe care o aplici și de condițiile de depozitare. Pentru cutiile păstrate într-un spațiu uscat poți folosi etichete autoadezive de calitate superioara din hârtie, pentru cele ținute în frig, în zone umede sau în apropierea substanțelor care pot deteriora imprimarea, ai nevoie de materiale și adezivi mai rezistenți.
Dimensiunea etichetei trebuie să ofere suficient spațiu pentru codul de bare și pentru câteva informații lizibile (denumirea scurtă a produsului, codul intern și, eventual, variația). Textul te ajută atunci când scanerul nu funcționează sau când vrei să verifici vizual produsul.
Pentru volum redus poți începe cu o imprimantă obișnuită și coli autocolante. Totuși, dacă tipărești zilnic etichete, o imprimantă termică dedicată îți oferă un flux mai rapid. Imprimantele termice directe nu folosesc cerneală, dar etichetele pot deveni sensibile la căldură și lumină în timp. Imprimarea prin transfer termic utilizează o panglică și este potrivită atunci când ai nevoie de etichete mai durabile.
Nu cumpăra echipamentul doar pe baza prețului inițial! Verifică dimensiunile acceptate, compatibilitatea cu sistemul de operare, integrarea cu software-ul de gestiune și costul consumabilelor. O imprimantă accesibilă poate deveni scumpă dacă folosește role speciale sau dacă necesită intervenții frecvente.
Cum organizezi locațiile din depozit?
Etichetarea produselor reprezintă doar o parte din sistem. Pentru a găsi rapid marfa, trebuie să identifici și locurile în care o depozitezi; poți crea coduri pentru camere, culoare, rafturi, polițe, sertare sau containere.
Un sistem de localizare poate fi simplu. De exemplu, codul ”A-03-02” poate însemna culoarul A, raftul 3, polița 2. Aplici o etichetă vizibilă în locația respectivă și înregistrezi în software produsele aflate acolo.
Când primești marfă scanezi mai întâi produsul și apoi locația în care îl așezi. Când îl muți, scanezi vechea locație, produsul și noua locație. În acest fel, sistemul păstrează traseul articolului și îți arată unde trebuie să-l cauți.
Pentru pregătirea comenzilor, această organizare este extrem de utilă. În loc să primești doar o listă de produse, poți vedea și ordinea locațiilor. Traseul de colectare devine mai scurt, iar angajatul nu mai traversează depozitul de mai multe ori pentru aceeași comandă.
Evită să creezi un sistem atât de detaliat încât să devină greu de folosit. Dacă ai un spațiu mic, poate fi suficient să etichetezi rafturile. Dacă ai mii de articole și mai multe niveluri de depozitare, vei avea nevoie de coduri mai precise. Structura trebuie să reflecte realitatea operațională, nu să o complice.
Scanarea la recepția mărfii
Recepția este momentul în care se formează baza unui stoc corect. Dacă introduci o cantitate greșită sau asociezi produsul cu alt cod, eroarea se propagă către vânzări, reaprovizionare și inventariere.
Când primești marfa compară documentele furnizorului cu produsele fizice. Scanează fiecare articol sau fiecare unitate logistică, în funcție de modul în care lucrezi. Confirmă cantitatea și înregistrează eventualele diferențe înainte să așezi produsele pe raft.
Dacă primești un produs nou creează înregistrarea completă înainte de etichetare. Nu folosi temporar codul altui articol asemănător. Această scurtătură poate produce confuzii greu de urmărit ulterior.
Pentru produsele cu lot sau termen de valabilitate înregistrează informațiile la recepție. Poți imprima etichete suplimentare pentru cutii sau loturi, astfel încât să identifici rapid produsele care trebuie vândute primele. În practică, metoda ”primul intrat, primul ieșit” te ajută să reduci riscul ca marfa veche să rămână în spatele celei nou primite.
O recepție bine organizată nu înseamnă doar viteză. Înseamnă să introduci corect informația o singură dată, astfel încât să nu fii nevoit să o verifici repetat în următoarele săptămâni.
Inventarierea
Inventarierea tradițională presupune foi, pixuri, numărători repetate și introducerea manuală a rezultatelor. În plus, operațiunea poate dura suficient de mult încât stocul să se modifice înainte să termini verificarea.
Cu un scaner coduri de bare parcurgi rafturile, scanezi produsele și introduci cantitățile. Datele ajung direct în aplicație sau într-un fișier care poate fi importat. Nu mai transcrii codurile și nu mai cauți manual fiecare articol.
Poți face inventare periodice pe zone, fără să oprești complet activitatea. În loc să verifici întregul depozit o dată pe an, poți număra săptămânal o categorie sau un anumit număr de rafturi.
Produsele cu valoare mare sau cu rotație rapidă pot fi verificate mai des. Articolele rareori vândute pot fi verificate la intervale mai mari. Astfel, îți concentrezi efortul acolo unde o eroare ar avea un impact mai important.
După inventar nu te limita la ajustarea cantității. Încearcă să afli de ce a apărut diferența. Poate fi vorba despre o recepție incompletă, o comandă neconfirmată, un retur neînregistrat sau o mutare între locații. Codurile de bare reduc erorile, dar eficiența sistemului apare atunci când folosești datele pentru a corecta procesul.
